Laporan Tugas Membuat Undangan Informatika

 MAIL MERGE 

1.1 Mail Merge 

Mail Merge adalah suatu fasilitas didalam ms word yang digunakan untuk menangani masalah surat menyurat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke beberapa penerima / tujuan. Kelebihan pengguna mail merge adalah memudahkan si pembuat surat/dokumen karena hanya membuat 1 jenis surat/dokumen saja yang dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda. 

Mail Merge dapat menangani pembuatan 4 jenis dokumen yaitu 

1. Surat / Letter 

2. Label Surat / Maling label 

3. Amplop / Envelope 

4. Direktori / Directories 

2 Hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yaitu : 

1. Main Document / Dokumen Utama 

Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. 

Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan 

2. Data Source / Sumber Data 

Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data Source berasal dari 

a. Microsoft Office Outlook Contact List 

b. Microsoft Office Excel Worksheets 

c. Microsoft Office Word Tables 

d. Microsoft Office Access Database tables 

1.2 Membuat Dokumen Utama 

Langkah – langkah yang harus dilakukan untuk membuat Dokumen Utama, yaitu : 

1. Buka Program Microsoft Word 2010 

2. Klik Tab Maillings.

3. Klik tanda Panah Start Mail merge, Kemudian pilih Letters

4. Ketik isi dokumen, contoh pembuatan surat undangan rapat 

5. Simpan dengan Nama SuratUndangan.docx

1.3 Membuat Data Source 

1.3.1 Data Source Dalam Format Access 

Untuk membuat data source dalam format access, langkah – langkah yang harus dilakukan yaitu : 

1. Buka Program Microsoft Word 2010 

2. Klik Tab Maillings.

3. Klik tanda panah bawah pada Select recipients, akan muncul

    3 pilihan :

    1. Type New List, Bagian ini dipilih jika ingin membuat data          source baru.

    2. Use Existing List, Bagian ini dipilih jika data source sudah          dibuat sebelumnya.

    3. Select From Outlook Contacts, Bagian ini dipilih jika data            source diambil dari Outlook Contacts

    Karena akan membuat data source baru maka pilih Type            new List. 

4. Akan Muncul Form isian default sistem